Pernah mendengar istilah arab Man ‘arafa bu’dassafari ista’adda, yang artinya “Barang siapa yang mengetahui jauhnya perjalanan, tentu ia akan bersiap-siap”. Seperti itulah kurang lebih bunyi mahfuzhot (kata mutiara arab) yang berpesan kepada kita tentang pentingnya sebuah perencanaan. Perencanaan adalah acuan awal yang menjadi patokan untuk tercapaianya tujuan. Perencanaan humas sesuatu yang menjadi keharusan dalam tugas kehumasan, mengingat bahwa membangun reputasi yang baik bagi organisasi bukanlah pekerjaan mudah yang bisa dilakukan dalam semalam, melainkan harus dipupuk dengan hati-hati dan terencana. Di sisi lain, secara teknis pentingnya perencanaan adalah karena keterbatasan waktu, sumber dana, sumber daya, kompleksitas persoalan humas yang mungkin timbul di sisi yang lain.
Berkaca dari perusahaan-perusahaan elektronik besar yang sudah punya reputasi dan segmentasi pasar yang mumpuni, sebut saja Apple, Samsung, Microsoft dan lainnya, mereka memiliki perencanaan yang matang, bahkan mereka melibatkan pihak ketiga dalam perencanan humasnya. Kalau kita mau menelisik kembali sejarah di negara Indonesia sejak masa orde lama sampai masa reformasi, pun sudah menerapkan perencanaan yang matang pasca kemerdekaan. Masa orde baru merencanakan pembangunannya melalui pola umum pembangunan jangka panjang, pelita 1 pelita 2 pelita 3 dan seterusnya.
Lantas, apa saja bentuk-bentuk perencanaan yang harus menjadi pijakan bagi praktisi kehumasan untuk mencapai :- Mengenali Situasi.
Kunci pertama dalam menyusun suatu rencana secara logis adalah pemahaman terhadap situasi yang ada. Sebelum suatu program dirumuskan, mestinya kita tahu titik awalnya, yaitu mengenal situasi dan kondisi Perlu diadakan suatu studi mengenai situasi-situasi internal maupun eksternal, melakukan jajak pendapat ataupun studi sikap kepada beberapa orang responden. Setelah situasi tersebut benar-benar dikenali, maka akar masalah juga akan ditemui, di sanalah titik temu tentang cara apa yang dihadirkan untuk menyelesaikan sebuah permasalahan.
- Menetapkan Segmentasi.
Instansi yang besar sekalipun tidak akan bisa menjangkau semua kalangan. Maka dari itu, penting untuk memetakan target yang akan dibidik. Dengan jenis dan jumlah segmentasi yang lebih terbatas, sebuah instansi akan lebih efektif dan efisien dalam mengarapnya, apalagi mempunyai sumber daya dan sumber dana yang terbatas.
- Manfatkan Berbagai Media.
Ada banyak saluran komunikasi sangat memungkinkan digunakan untuk menjangkau khalayak yang lebih luas. Di antaranya web perusahaan, blog, menjalin kerjasama yang baik dengan berbagai industry media (cetak, elektronik dan online), dan jangan lupakan kekuatan besar saat ini, yaitu platform media sosial dan pelibatan influencfer. Semakin banyak saluran yang digunakan, semakin besar jangkauan dan akan semakin cepat pemulihan dari kerusakan reputasi.
Praktisi humas juga butuh berbagai media khusus seperti jurnal-jurnal internal, buletin dan sebagainya. Tapi yang perlu diingat, media bukan berarti kita akan mengirit biaya, bisa jadi sebaliknya, para perencana media humas juga harus memperhitungkan media mana yang harus digunakan untuk menjangkau khalayak yang telah dipilih. Tentunya sesuai dengan keterbatasan anggaran yang ada. Tapi humas jangan sampai terlalu menekan biaya publikasi media, karena di saat menemukan media yang tepat, penjualan akan meningkat, citra perusahaan akan terangkat.
- Penganggaran yang Tepat.
Humas merupakan kegiatan yang padat karya, sehingga pos pengeluaran terbesar dihabiskan untuk jam kerja biaya operasional lainnya. Pos pengeluaran lain yang cukup besar akan tercipta bila pelaksanaan kegiatan humas itu juga melibatkan pemakaian alat-alat canggih seperti kamera video, komputer, hingga mesin cetak modern. Adakalanya, pos-pos pengeluaran itu dialihkan ke anggaran yang lain misalnya saja ke anggaran dokumentasi.
- Pengukuran Keberhasilan
Teknik-teknik yang digunakan untuk mengenali situasi sering juga dimanfaatkan guna mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai dari segenap kegiatan-kegiatan humas yang telah dilaksanakan. Metode pengumpulan pendapat atau uji sikap merupakan dua metode yang paling lazim digunakan. Unsur lain yang bisa digunakan sebagai metode tolak ukur adalah liputan oleh media massa. Sikap-sikap media massa yang lebih simpatik terhadap suatu organisasi bisa pula dipandang sebagai salah satu bukti keberhasilan atas segenap kegiatan humas yang telah dilaksanakan oleh organisasi itu. (*)
